Premiers mois de thèse : paperwork.

02 février 2016

Bon, maintenant que j'ai mis en production ce fabuleux carnet de recherche, il va falloir l'inaugurer.

Première épisode, donc : le démarrage administratif de la thèse (héhé je vous vends du rêve…) \o/
Comme l'article est long, je vous spoile : c'est long, c'est compliqué, et plein de rebondissements.

Beaucoup de bois d'arbre

J'ai donc commencé ma thèse en octobre 2015. Soyons honnêtes, le premier mois de la thèse ne sert qu'à remplir des papiers. J'ai littéralement passé mon mois d'octobre 1/ à comprendre mon statut de doctorante 2/ à le mettre en place administrativement.

Je n'ai pas pu commencer ces démarches avant au moins fin septembre, moment à partir duquel les services se réveillent. Notons que les services administratifs ne répondent pas en septembre (alors, que, pour ma part, j'avais douze mille questions et plein de temps à y consacrer puisque la thèse n'avait pas démarré), et qu'en fait, c'est normal. Il ne faut pas s'inquiéter. Comme je suis une grande inquiète administrativement parlant, j'aurais aimé savoir ça avant !
Conclusion : n'essaye pas de préparer ton inscription avant le début de l'année universitaire (pour te libérer l'esprit avant de travailler), de toutes façons, ça ne démarrera pas avant.

Donc octobre, démarrage de la machine. Pour commencer la thèse dans les règles de l'art il me fallait :

  • avoir signé mon contrat de travail comme doctorante (CDU) auprès de l'université (financement)
  • être inscrite à l'école doctorale (inscription pédagogique)
  • être inscrite à l'université (inscription administrative)

Notez bien : c'est trois démarches administratives qui se suivent dans trois services différents de l'université. Quand un papier reste coincé dans les tuyaux, ça peut ralentir toute la procédure, et c'est frustrant.

Si t'es déjà perdu (je l'étais aussi, c'est normal) l'université de Toulouse met à disposition cet éclairant schéma. La procédure est globalement la même dans toutes les universités.

LE CDU et la mise en place du financement

Le nerf de la guerre, c'est quand même les pâtes qui rissolent dans le fond du wok. Après une fin d'année assez sèche financièrement (j'avais prévu juste assez d'économies pour financer mon M2 Recherche jusqu'à…août, c'était très très juste), la première chose dont je me suis occupé est la mise en place de mon contrat doctoral --aussi parce que le service RH était réactif et ravi de me faire signer mon contrat le plus tôt possible.

Avec la signature du CDU --un contrat de travail qui engage, à notamment : un devoir de réserve, une obligation de suivre des formations délivrées par l'école doctorale, et une contrainte stricte sur les activités annexes autorisées en plus de la thèse-- viennent un certain nombre de pièces administratives, dont un document de prise en charge, qui démarre formellement la mission du doctorant comme salarié au sein de l'université. Bienvenue dans l'antichambre de la fonction publique !

J'ai signé et pourvu le service RH des pièces nécessaires. C'était plié la première semaine d'octobre.

A l'université, on ne reçoit pas de fiche de paye le mois où on commence : on perçoit, fin octobre, un acompte (qui n'est pas une avance sur salaire, comme on serait tenté de le penser), qui est reporté sur la fiche de paye en novembre. C'est particulier : ma fiche de paye de novembre donne l'impression que je gagne le double de mon salaire.

Le premier salaire est tombé fin octobre, dans la liesse générale (mon banquier avait fini par me bloquer ma carte bleue) :

OK, ça c'est fait.

SIGED, mon amour

Maintenant, passons à la validation de la thèse par l'école doctorale. Là, c'est l'étape où il va falloir faire signer la Terre entière.

Enfin, d'abord il faut en avoir le droit : fin septembre, la secrétaire (à la question « qui est chargé de ça dans la fac ? », la réponse « le secrétariat du M2 Recherche » n'était pas évidente à priori, j'ai demandé à plusieurs personnes avant de tomber au bon endroit) me crée mes identifiants pour SIGED. Ce fabuleux logiciel permet donc de centraliser les papiers pour l'inscription au sein de l'école doctorale. C'est là, l'étape où j'aurais aimé commencer avant (parce que c'est long), mais que non, fin septembre.

Pour vous donner une idée de l'utilisabilité de cet outil, il faut se dire que s'il y avait un manuel clair, il ferait la taille de mon dictionnaire de traduction Larousse-Collins.

Le truc est composé d'onglets qui se suivent, et, si t'as compris, parce que personne ne t'explique (il y a bien une FAQ, mais y chercher des informations est pour le moins pénible), il faut tout remplir. Au moins les premiers onglets sur le doctorant et sa thèse. Il y en a qui concernent le doctorant, mais plus tard, comme l'onglet sur les formations et celui sur la mobilité internationale.

Il y a plein de champs. SIGED te demande ton parcours en détail, y compris l'option obligatoire que t'avais au Bac. Moi qui ai fait une Terminale L Langues Renforcées, autant te dire que je me souvenais de mon option tellement ça changeait quelque chose pour moi (j'avais autant d'heures d'espagnol que d'anglais, ça a été transparent pour moi toute l'année). Mon option qui a compté dans mon parcours, c'est Histoire de l'art. Mais c'était l'option facultative, ça. C'est l'option obligatoire mais complètement insignifiante que SIGED voulait savoir.

Note que dans la plupart des autres dossiers d'inscription que j'ai rempli, la série a toujours suffi (L/S/ES). On m'a demandé mon option en prépa littéraire (LSH) parce que ce n'était pas le même concours entre les ENS de la rue d'Ulm et Lyon. Mais l'option au bac… A bac + 7, je replonge dans mon carnet de notes de terminale, pour m'inscrire en thèse.
Marrant.

Une fois que tu as rempli tous les champs, scanné tous les documents dont il voulait, ce dossier est complet et peur être validé par : le secrétariat, ma directrice de thèse, la directrice du labo dont je dépends, le directeur de l'école doctorale. Enfin la terre entière (6 niveaux de signature, j'ai dû oublier quelqu'un). Donc ce n'est pas immédiat. Je faisais F5 frénétiquement tous les jours pour voir l'état d'avancement.

Et puis, 15 octobre :

Bon, j'ai quand même mis quinze jours à remplir et faire valider un dossier d'inscription via une interface web. Ne riez pas.

Arrivée à validation 6/6, du coup, SIGED te propose de télécharger un formulaire. Et là, alors là, j'ai dû passer 3/4 jours à comprendre ce qu'il fallait en faire. A priori, c'est un récapitulatif de l'inscription, mais il comporte très visiblement des champs à remplir à la main. Ne lui trouvant pas d'autre utilité (à qui l'envoyer, pourquoi, comment), je l'ai téléchargé et mis dans un coin. Mais cette phase-là est très très mal documentée. Tu ne sais pas exactement quand finit l'inscription.

En fait tout était validé, c'était bon (il suffisait d'avoir ces 6 validations), mais comme il n'y avait pas un message en vert ou un mail automatique pour dire « CAYBON », j'ai perdu bêtement du temps.

L'inscription administrative

Je pensais qu'il y allait y avoir un identifiant ou un quelque chose à donner à manger à l'interface d'inscription administrative de Lyon 2 (oui, on arrête avec SIGED, c'est fini pour aujourd'hui) pour lui dire que j'avais le droit de le faire, puisque l'école doctorale m'avait donné son aval. C'est comme ça que j'avais procédé en M2R : j'avais reçu un courrier clair qui disait que j'étais admise et qu'il fallait entrer ce code-ci pour finaliser l'inscription à l'université. Hé ben là, c'était moins clair.

En fait il suffisait de rentrer son numéro d'étudiante à Lyon 2 pour accéder à l'inscription. Ce que j'ai compris par hasard en essayant, en fait. Soit. J'aurais pu aller plus vite, là aussi…
Là, il y a encore des formulaires très longs à remplir (qui m'ont semblé plus longs et plus compliqués qu'en M2R). Et surtout, impossible, contrairement au M2R, de fucking payer en trois fois.

Comme j'étais fauchée comme les blés, j'ai attendu début novembre pour faire l'épaisse opération CB de presque 400 € pour payer mes droits d'inscription. À destination de l'Université. Qui venait de me verser les sous. L'argent il a fait un petit tour dans Lyon, et hop.

Ensuite, ça a été très vite : le 6/11, donc un mois après le commencement de mes tribulations (un mois, tout de même), je suis inscrite à l'université en doctorat.

Et enfin, obtention, le 19 novembre, du graal suprême :

J'ai jamais été aussi contente d'aller chercher ma carte d'étudiante au GSN (cela faisait un mois que j'avais commencé à travailler, mais que je ne pouvais pas emprunter à la bibliothèque, ni manger au CROUS, ni entrer dans les salles accessibles en badgant...c'était pratique). Le mono du GSN il a vu mes yeux s'illuminer après avoir imprimé la petite carte avec ma photo dessus, là, c'était presque émouvant.

Bon, on va pouvoir travailler. On est fin novembre.

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